Das Büro in der Hosentasche – Teil 2

Whatsapp und Co. als Kommunikationstool in der Firma zu verwenden, hat sich für viele Teams bewährt. Schliesslich sind die praktischen Apps einfach zu bedienen und können somit die Kommunikation optimieren. Doch Whatsapp ist wegen seinen laschen Datenschutzrichtlinien nicht sicher. Zudem, und dort beginnt das eigentliche Problem, müssen gemäss Datenschutzgesetz die Arbeitnehmers eine schriftliche Einwilligung zur Verwendung und Speicherung ihrer persönlichen Handynummer abgeben. 

Theoretisch weiss man Bescheid

Gemäss verschiedenen Umfragen nämlich benutzen die meisten Arbeitnehmer und -geber wie selbstverständlich ihre privaten Chat-Apps. Wer ist sich schon bewusst, dass die Nutzung problematisch sein könnte? Dabei ist das Thema Datenschutz omnipräsent. Es wird von der EU angeführt, die Schweiz jagt hinterher. Arbeitnehmer und -geber werden immer mehr sensibilisiert – und kennen somit auch ihre Rechte immer besser. Man begreift langsam – zumindest gemäss Medienberichten-, dass es durchaus Sinn macht, mit den Daten vorsichtig umzugehen. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine reibungslose Kommunikation aufzubauen, die das Datenschutzgesetz einhaltet und dem Gefühl der ständigen Erreichbarkeit die Luft aus den Segeln nimmt. Letztes Mal berichtete ich von Dual-SIM-Karten und eSIMs, wo es darum ging, eine Geschäftsnummer und die Privatnummer im selben Gerät zu nutzen. 

In diesem Blog habe ich Ihnen weitere Punkte zusammengestellt, die dann relevant sind, wenn Mitarbeitende ihre Privatnummern fürs Geschäft nutzen. Gerade seit das Homeoffice unser Alltag bestimmt, ist das Thema brisanter denn je.

(1) Ständige Erreichbarkeit: Mir passiert es oft, dass ich am Wochenende meinen Mitarbeitern Emails schicke. Das hat den einfachen Grund, dass ich auch am Wochenende manchmal arbeiten will oder muss. ich erwarte aber nicht, dass sie mir ausserhalb ihrer Arbeitszeit antworten. Als Chef sollte man ganz klar kommunizieren, dass die Mitarbeiter Anrecht auf ihre Freizeit haben. Dabei helfen Leitbilder und Firmen-Guides. Ständige Arbeitsbereitschaft sorgt zum einen für Stress und kann langfristig krank machen und ist zum anderen auch gesetzlich verboten.

(2) Verwendung der Privatnummer im Geschäft: Mal ehrlich, nicht alle Firmen können sich pro Mitarbeiter ein weiteres Handyabo leisten. Ausserdem kann es auch unpraktisch sein. Mit einer Einwilligungserklärung vom Arbeitnehmer ist der Arbeitgeber auf der sicheren Seite und kann so ohne Sorgen seine Mitarbeitenden während den Arbeitszeiten erreichen. Vorlagen gibt es zum Beispiel hier: https://www.datenschutz.org/einwilligungserklaerung/

(3) Alternative zu privaten Chat-Apps: Wer nun die obigen Punkte geklärt hat und die Privatnummer im Geschäft verwenden will, muss sich nach wie vor um den Datenschutz und die Datensicherheit kümmern. Die DSGVO und der Schweizer Datenschutz verlangen, dass Geschäftsdaten sicher gespeichert werden. Am besten in der Schweiz oder der EU. Das bedeutet, dass die grossen US-Riesen wie Whatsapp und Co. als firmeninternes Kommunikationsmittel nicht geeignet sind, schliesslich werden alle Daten an ihren Datencentern in den USA verschickt und dort verarbeitet. Zudem geht das Recht sämtlicher Daten an diese Firmen über, sobald man ihre Chat-Dienste benutzt. Alternativen gibt es viele. Ich habe mit der Beekeeper-App selbst eine mitentwickelt. Die Vorteile einer Kommunikations-App für Mitarbeiter wie Beekeeper sind, dass sie eben genau auf die Mitarbeiter zugeschnitten ist und neben einer Chat-Funktion viele weitere Features wie zum Beispiel interaktive Schichtpläne, Umfragen, Info-Kanäle oder Ferienkalender beinhaltet, die Arbeitsprozesse optimieren. Zudem sind im Falle von Beekeeper die Daten garantiert DSGVO-konform gespeichert.

Sie sehen, es braucht nicht viel, um eine sichere und effiziente Lösung im Geschäft einzuführen. Im Internet findet man viele spannende Artikel darüber, die einem aufzeigen, wo die Digitalisierung unserer Daten hinführt. Gerne gibt Ihnen auch unsere Beekeeper Rechtsabteilung Auskunft.

Zum Autor: Cris Grossmann ist CEO bei der Beekeeper AG und promovierter Chemieingenieur der ETH Zürich. Bevor er Beekeeper 2012 gegründet hat, arbeitete er als IT-Stratege für Accenture und betreute in diesem Rahmen mehrere grosse, internationale Projekte. In der Corona-Krise hat er und sein Team vielen neuen Kunden in weniger als 48 Stunden die Beekeeper Mitarbeiter-App aufgesetzt.

Bild: zvg / Beekeeper 

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